法人が不動産を購入する際の必要書類一覧！個人との違いや注意点を解説

法人の名義で不動産を購入する際は、物件の検討と並行して、社内の承認を得る手続きと書類の取得を進めることになります。

法人が買主となる場合の必要書類は多岐にわたります。また、売買契約時や融資の申込時などのタイミングで提出を求められる書類は異なるため、どの書類がいつ必要になるのかを調べて計画的に収集することが大切です。

この記事では、法人が買主となる不動産売買の必要書類について詳しく解説します。

法人による不動産購入は個人と何が違う？

法人が買主となる場合、個人とはどのような点が異なるのでしょうか。以下で詳しく解説します。

意思決定のプロセス

不動産を個人で購入する場合、売買契約を結ぶかどうかは本人の判断で決まります。一方、法人が買主となる場合は、社内規程や担当者に与えられた権限に沿って購入の可否を決めます。

購入を決めるまでの一般的な流れは、次の通りです。

1. 購入の目的や価格、資金の調達方法、収益性などを社内で検討し、必要に応じて稟議で承認を得る
2. 定款や社内規程で取締役会・取締役・代表取締役など誰の承認で決められるのかを確認する
3. 取締役会の決議など会社の形態ごとの手続きで購入を決定する
4. 会社の代表者が会社の名義で売買契約を結ぶ。担当者が契約する場合は、委任状などで権限を示す（会社法349条・599条）

取締役会で決議した場合は、会社法にもとづいて議事録を作成します。議事録の提出が必要かどうかは、取引内容や提出先によって異なります。

商業登記簿謄本（履歴事項全部証明書）の提出が必要

不動産の買主が個人の場合、氏名・住所など、その人の公的な基本情報を確認するために住民票の写しの提出を求められるのが一般的です。一方、買主が法人の場合は「商業登記簿謄本」を提出します。これは、法務局が法人の登記内容を証明する書類です。

厳密にいうと商業登記簿謄本は紙の登記簿の写しを指すため、登記簿がコンピュータ化された現在では「登記事項証明書」と呼ばれています。商業登記簿謄本（登記事項証明書）に記載されているのは、商号（会社名）や本店の所在地、設立年月日、事業目的、資本金の額、役員の氏名、12桁の会社法人等番号などです。

売主や仲介会社、金融機関は、商業登記簿謄本（登記事項証明書）の内容をもとに会社の情報を確認します。法人の不動産取引で提出を求められることが多いのは、登記事項証明書の一種である「履歴事項全部証明書」です。提出先によって必要書類は異なるため、事前に確認しておきましょう。

登記事項証明書は、管轄の法務局（登記所）で取得できます。窓口・郵送・オンラインで請求でき、手数料は500〜600円程度です。

融資の審査書類が複雑

個人が住宅ローンを借り入れる際は、源泉徴収票や確定申告書などを提出して本人の収入を証明します。対して、法人向けの融資では、決算報告書や事業計画書、納税証明書など会社の事業の実態を示す書類の提出を求められるのが一般的です。

金融機関は、会社の業績や将来のキャッシュフロー、資金使途などをもとに、返済の見込みを審査するためです。

融資審査の際に提出を求められる書類は多岐にわたるため、物件を探している段階で金融機関に事前に確認し、計画的に準備しましょう。

・個人の売主の方はこちら
不動産売買で売主が準備すべき必要書類一覧！ 必要なタイミングやポイントを完全ガイド

【フェーズ別】法人の買主が必要な書類一覧

法人が買主となる場合の不動産売買で必要となる書類にはさまざまな種類があります。同じ書類を別々のところへ提出するケースもあるため、フェーズごとに用意するものを把握しておきましょう。

ここでは、法人が不動産を購入する際に必要な書類について、物件探し・売買契約・融資申し込み・決済の4つ区分に分けて解説します。なお、本記事で紹介している書類以外にも提出を求められる場合があるため、詳細は不動産会社や金融機関などにお問い合わせください。

物件探し・買付証明書提出時

買付証明書（購入申込書）とは、購入を希望する物件とその価格や引き渡しの時期を売主へ伝えるために、買主が提出する書面のことです。法人名義で購入する場合は、仲介会社の書式にしたがって、買付証明書に会社名・所在地・代表者名などを記載します。

このタイミングで用意する書類は、以下の通りです。

〇物件探し・買付証明書提出時に用意する主な書類

• 会社概要・会社案内：買主の事業内容を確認するため提出を依頼されるケースがある
• 直近の決算報告書：売主や仲介会社から提出を求められた場合に用意する

物件探しの段階でそろえる書類に法令上の決まりはなく、何が求められるのかは売主や不動産会社によって異なります。契約前の段階で履歴事項全部証明書や法人の印鑑証明書、定款などの提出を求められることもあるため、事前に不動産会社によく確認しておきましょう。

売買契約締結時

売主と価格や引き渡し日などの条件で合意できたら、売買契約を結びます。売買契約書には、買主として会社名と代表者名を記載します。押印する印鑑については、契約方法や提出先の指定を確認しましょう。

契約を締結する際に用意する書類等は、次の通りです。

〇売買契約締結時に用意する書類等

• 商業登記簿謄本（履歴事項全部証明書）：会社の存在を証明するための書類（発行から3ヶ月以内）
• 法人の印鑑証明書：契約書の印影が届け出た実印であることを示す書類（発行から3ヶ月以内）
• 印鑑（実印を指定された場合は会社実印）：売買契約書への押印に用いる
• 代表者または契約に出席する担当者の本人確認書類：運転免許証・マイナンバーカードなど
• 委任状：代理人が出席する場合に必要

代表者以外が売買契約を結ぶ場合は、委任状の提示や会社への電話確認などにより、契約する権限があることを示します。委任状について詳しくは「代理人が契約行為を行う場合」で解説します。

融資申し込み時

融資を受けて不動産を購入する場合は、法人の財務状態や返済の能力が厳格に審査されます。そのため、以下のような書類の提出を求められます。

〇融資申し込み時に用意する主な書類

• 決算報告書・法人税確定申告書：会社の業績と返済の能力を示す書類（直近3期分程度）
• 納税証明書：法人の所得金額、納税額、未納税額などを証明する書類残代金の支払いと同時に所有権移転登記を申請
• 事業計画書：不動産を取得する目的や事業への効果、今後の収益見込み・返済計画を示す書類
• 資金繰表：会社の月ごとの入出金や現預金残高、借入金の返済予定をまとめ、資金面の余力を示す書類
• 物件の収益シミュレーション：投資用物件を取得する場合に必要に応じて提出

決算報告書の期数をはじめ、必要な書類は金融機関ごとに異なります。申し込みを予定している金融機関が決まった段階で、そろえる書類を確認しておくとよいでしょう。

決済・引き渡し時

決済の当日は、残代金の支払いと同時に所有権移転登記を申請します。融資を利用する場合は、取得する不動産を担保とする「抵当権設定登記」の申請も必要です。登記の手続きは、司法書士へ委任するのが一般的です。

決済・引き渡し時に用意する書類は、次の通りです。

〇決済・引き渡し時に用意する主な書類

• 商業登記簿謄本（履歴事項全部証明書）：発行から3ヶ月以内のもの
• 法人の印鑑証明書：発行から3ヶ月以内のもの
• 司法書士への委任状：登記の申請を代行してもらう際の書類
• 取締役会議事録・株主総会議事録：会社としての決定を証明するために該当する場合に必要になる書類

法人が不動産登記を申請するときは原則として「会社法人等番号」を提供しますが、代わりに作成後3ヶ月以内の法人の「登記事項証明書」を提供することも可能です。

登記手続きの際は、取締役会議事録・株主総会議事録の提出が必要となる場合もあります。詳しくは次章で解説します。

法人特有の重要書類「議事録」は必ず必要？

議事録が必要になるかどうかは、会社の機関設計と購入する不動産によって決まります。以下では、会社の区分ごとに議事録の要否や押さえておきたいポイントを解説します。

取締役会設置会社の場合

取締役会設置会社は、取締役会を設けている株式会社です。取締役会設置会社では、不動産の購入が「重要な財産の譲受け」に当たる場合に、取締役会の決議が必要です（会社法362条4項1号）。

決議後は「取締役会議事録」を作成します。作成した議事録は、不動産取引の際に提出を求められることがあります。

重要な財産の譲受けに法的な基準はありません。財産の価額、総資産に占める割合、保有目的、取引の態様などを踏まえて総合的に判断されます。

なお、会社が取締役個人の所有する不動産を買い取る取引は、双方の利害が対立する「利益相反取引」に当たります。この場合は、あらかじめ取締役会の承認を受けなければ購入できません。また、利益相反取引による所有権移転登記を申請する際は、承認を受けたことを証する取締役会議事録を法務局に提出する必要があります。

取締役会非設置会社の場合

取締役会非設置会社とは、取締役会を置いていない株式会社のことです。業務を執行するのは取締役です。

定款に別段の定めがない場合、取締役が2人以上いるときはその過半数の決定で不動産の購入を決めることができ、1人のみの会社では単独で決められます（会社法348条1項・2項）。

不動産の購入は取締役の決定で足りるため、取締役会設置会社とは異なり、取締役会議事録の作成・提出も基本的には不要です。決定を書面に残す義務はありませんが、決めた事実を証明する資料として「取締役決定書」などを作成するケースがあります。

一方、取締役個人が所有する不動産を買い取るなど、利益相反取引に当たるケースもあります。取締役会がないため、承認するのは原則として「株主総会」です。定款に別段の定めがない場合は、株主総会の普通決議で承認を受け、その議事録（株主総会議事録）を作成し、登記手続きの際に法務局へ提出します。

合同会社の場合

合同会社には、株式会社のような取締役会や株主総会がありません。業務を執行するのは、出資者である社員です。

定款に別段の定めがない場合、社員が2人以上いる会社では、過半数の賛成で業務を決定します。定款で業務を執行する社員（業務執行社員）を2人以上定めている会社では、その社員の過半数で決まります（会社法590条2項・591条1項）。話し合った内容を議事録や承諾書などにまとめる義務もなく、法務局への提出も基本的には不要です。

また、合同会社には、株式会社の取締役会決議のような「重要な財産の処分及び譲受け」の特則もありません。そのため、不動産の購入も、定款と会社法590条・591条の定めにしたがって決定します。

一方、会社が業務執行社員の所有する不動産を買い取るケースは、利益相反取引に当たります。定款で別に定めていない限り、その取り引きをする本人を除いた社員の過半数による承認が必要です（会社法595条1項）。不動産登記の際には、その承認を証明する同意書などを法務局に提出します。

法人が不動産を購入する際の注意点

法人が不動産を購入する際は、以下の点に注意が必要です。

• 書類の有効期限
• 代理人が契約行為を行う場合
• 定款の事業目的に注意

以下で詳しく解説します。

書類の有効期限

印鑑証明書や登記事項証明書は「発行から3ヶ月以内」といった有効期限が設けられるケースがほとんどです。また、不動産登記では登記義務者の印鑑証明書や、会社法人等番号に代えて提出する代表者の資格証明書などが、作成後3ヶ月以内とされています。

不動産の売買契約と決済で日が空く場合、取り直しが必要になるケースがあります。印鑑証明書や登記事項証明書の取り直しが生じないように、契約日ではなく決済日から逆算して取得するとよいでしょう。

代理人が契約行為を行う場合

株式会社では、代表取締役や、取締役会非設置会社で代表権を持つ取締役が会社を代表して売買契約を結びます。合同会社で会社を代表するのは、代表社員です。

これらの代表者から代理権を与えられた代理人も、会社に代わって契約を結べます。代理人が契約する場合は、会社の実印を押した委任状と代理人の本人確認書類が必要です。

売買契約用の委任状に記載するのは、委任の日付、委任者と代理人の住所・氏名、対象の物件、代理人へ委任する行為の範囲などです。記載する項目は、仲介会社の書式にしたがいましょう。

代表取締役が契約の当日に出席できないと分かったときは、誰を代理人にするかを決め、委任状の準備を進めましょう。

定款の事業目的に注意

融資の申し込みに進む前に、自社の定款と登記事項証明書について、それぞれの目的欄に不動産の取得・保有・賃貸が含まれているかを確認しましょう。金融機関は、購入する不動産の用途と会社の事業目的が対応しているかどうかを審査する場合があります。

購入した建物を第三者へ貸し出す予定の場合は、賃貸事業の計画や定款の目的について金融機関から指摘され、説明や資料の提出を求められることがあります。

目的欄に記載がない場合でも、購入の前に定款変更が一律に必要となるわけではありません。購入の目的が既存の事業に必要な範囲におさまるのか、新たに不動産賃貸業を始めるのかを踏まえて、自社で変更の要否を判断します。

定款を書き換えたときは、その内容を登記簿へ反映させる目的変更登記も申請します。定款変更と目的変更登記をすべきか判断に迷う場合は司法書士や弁護士へ、融資審査への影響は金融機関へ確認しましょう。

購入後（決算・税務申告）に備えて保管すべき書類

決済で受け取った書面や引き渡しのあとに届く通知には、決算や税務申告で金額の根拠になる書類として使用するものがあります。特に、以下の書類は適切に保管しておきましょう。

• 不動産取得税・登録免許税の関連書類
• 減価償却費の計算に必要な書類

それぞれの内容を解説します。

不動産取得税・登録免許税の関連書類

不動産取得税と登録免許税として納めた金額は、法人税の申告で損金に計上するか、建物や土地の取得価額に含めることができます。いずれの処理をする場合でも金額の根拠が求められるため、登記費用の精算書や領収書、不動産取得税の納税通知書や税額計算の内訳、納付を証明する記録は保管しておきましょう。

登録免許税は、所有権の移転登記を申請する際に国へ納める税金です。登記を司法書士へ依頼した場合、税額は報酬や実費をまとめた精算書や領収書で確認します。

不動産取得税は、土地や建物を取得したときに都道府県が課す税金です。不動産取得税の納税通知書は、売買の場合、所有権移転登記から半年〜1年程度を目安に届きますが、物件の種類や評価・軽減措置の調査状況によって異なります。

減価償却費の計算に必要な書類

売買契約書や登記事項証明書などは減価償却費の計算に必要なため、適切に保管することが大切です。減価償却費は、建物のように年数が経つと価値が下がる資産の取得代金を、複数の事業年度に分けて計上する経費です。

建物を事業の用に供した日から、取得価額と法定耐用年数にもとづく減価償却費を各事業年度に計上します。土地は年数が経っても価値が減らないものとして扱われ、減価償却の対象外になります。そのため、購入代金のうち建物にあたる金額を切り分けなければなりません。

売買契約書に土地と建物それぞれの価格が記載されている場合は、その金額を用います。内訳がない場合も、契約書などに建物にかかった消費税額が明記されているときは、その税額と適用税率から価格を求めることが可能です。

法定耐用年数を判定する際は、登記事項証明書などで建物の構造と用途を確認する必要があります。

まとめ

法人が不動産を購入する際は、個人の取引よりも確認すべきことや用意する書類が多くなります。また、必要書類は物件探しや売買契約、融資の申し込み、決済・引き渡しといった場面ごとに異なるため、適切に準備しなければなりません。

特に、融資申し込み時に提出する決算報告書や事業計画書などの準備は、早めに始めることが大切です。あわせて、議事録が必要かどうかも不動産の購入を検討し始めた段階で確認しておきましょう。

東急リバブルでは、法人のお客さまに向けた不動産売買のサポートも充実しています。社内で決裁を得る進め方や書類の準備についても、あわせてご相談いただけます。購入をご検討の際は、ぜひ一度東急リバブルへお問い合わせください。

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