マンションの自主管理とは？トラブル例やメリット・デメリットを紹介

分譲マンションの管理には、管理会社にすべてを任せる方法から、住民自身がすべてを担う方法まで、いくつかの方式があります。「自主管理」は、管理委託費がかからない分だけ管理費を抑えられる反面、住民の負担が大きく、購入を検討する際に不安を感じる方も少なくない方式です。

この記事では、自主管理の仕組みを全部委託・一部委託と比較しながら整理し、メリットとデメリット、自主管理で起こりやすいトラブル、国土交通省の調査データから見た割合、そして自主管理から管理委託へ切り替える際の手順と費用の目安までを解説します。

マンションの自主管理とは？

マンションの自主管理とは、管理会社に管理業務を委託せず、区分所有者で構成する管理組合が自ら管理を行う方式です。管理費の徴収や会計処理、共用部分の清掃や設備の点検手配、総会や理事会の運営といった業務を、理事をはじめとする住民が分担して担います。

分譲マンションでは、区分所有法に基づいて区分所有者全員が管理組合を構成し、建物や敷地の管理を行うことが定められています。管理組合が管理の主体であることはどの方式でも変わりませんが、実務を管理会社に委託するかどうかで、自主管理・全部委託・一部委託に分かれます。

自主管理は、管理委託費がかからないため管理費を低く抑えられる一方、住民に相応の手間と知識が求められます。区分所有者の管理意識が高く、理事を引き受ける人材が安定して確保できるマンションであれば成り立ちますが、役員のなり手が不足していたり、専門的な判断が必要な場面が増えたりすると、管理の質を保つことが難しくなります。

購入を検討する際は、管理の仕組みそのもの以上に、その仕組みが実際に機能しているかどうかを見極めることが大切です。

【比較表】自主管理・全部委託・一部委託の違いは？

先のとおり、マンションの管理方式は管理会社への委託の範囲によって3つに分けられます。それぞれの特徴を一覧にすると次のようになります。

全部委託とは

全部委託とは、管理費の徴収や会計処理といった基幹事務から、管理員の配置、清掃、設備点検の手配まで、管理業務のほぼすべてを管理会社に委託する方式です。管理組合は管理会社の業務を監督し、総会で方針を決める役割に集中できます。

3つの管理方式の中で住民の手間が最も少なく、管理会社の専門知識やノウハウを活用できるため、一定の管理水準を保ちやすいのが特徴です。その分、管理委託費がかかり、管理費は自主管理より高くなります。新築マンションの多くは、分譲時から全部委託の形で管理が始まります。

一部委託とは

一部委託とは、清掃や設備点検、管理員業務など特定の業務だけを管理会社や専門業者に委託し、会計や理事会運営などは管理組合が自ら行う方式です。自主管理と全部委託の中間にあたり、費用を抑えながら専門性の必要な業務は外部に任せることができます。

どの業務を委託するかは管理組合の判断で決められるため、住民の負担と費用のバランスを調整しやすい一方、委託しない業務については自主管理と同じ課題を抱えます。会計や出納といった基幹事務を管理組合が担う場合は、担当者の負担や不正防止の仕組みに注意が必要です。

自主管理で住民が行う業務

自主管理では、全部委託や一部委託で管理会社が担う業務をすべて住民が分担します。どのような業務があるのかを把握しておくと、自主管理の負担の大きさが具体的にイメージできます。

管理組合の事務・会計

まずは、管理組合の運営に関わる事務全般です。総会や理事会の招集、議事録の作成、管理規約や使用細則の管理、組合員名簿の整備、各種届出の受付などが含まれます。

会計はとくに負担が重い業務です。具体的には、管理費や修繕積立金の徴収と入金確認、滞納者への督促、業者への支払い、帳簿の記帳、決算書や予算案の作成といった業務を指します。経理の知識がないと正確な処理が難しく、担当者が交代するたびに引き継ぎの負担も生じます。

管理員・清掃業務

共用部分の日常清掃やゴミ置き場の管理、草木の剪定、来訪者や業者への対応、掲示物の管理、共用設備の簡単な不具合の確認なども住民が担わなければなりません。ただし、管理会社に管理を委託せずとも、費用さえ負担すれば、清掃業者や草木の剪定業者に委託することは可能です。

一方、管理員が常駐しないことによる影響は業者の手配では補いきれません。来訪者や業者への対応、防犯上の目配り、水漏れや設備故障が起きたときの初動といった役割を誰が担うのか、あらかじめ決めておく必要があります。

建物・設備の維持管理

エレベーターや給水設備、消防設備などの法定点検の手配、点検結果の確認、不具合が見つかった際の修繕業者の選定や発注も管理組合の仕事です。

さらに、長期修繕計画の作成と見直しや修繕積立金の額の検討、大規模修繕工事の計画と業者選定といった、建物の資産価値に直結する業務も含まれます。これらは建築や設備の専門知識が必要で、自主管理で最も難易度が高い分野といえます。

必要に応じてマンション管理士や建築士などの専門家に相談する体制を整えておくことが大切です。

【早見表付き】自主管理のメリット・デメリット

自主管理は費用を抑えられる一方で、住民の負担や専門性の面に課題を抱えやすい管理方式です。近年は管理委託費の上昇や管理計画認定制度の普及などにより、マンション管理を取り巻く環境も変わってきており、こうした動きも踏まえて自主管理のメリット・デメリットを考えることが大切です。

メリット

自主管理の最大のメリットは、管理委託費がかからないことです。令和5年度マンション総合調査によると、管理費の平均は駐車場使用料などからの充当分を除いて1戸あたり月額11,503円です。

管理費は共用部分の電気代や水道代、火災保険料、エレベーターや消防設備の点検費用などにも充てられますが、その中で最も大きな割合を占めているのが管理会社への委託費です。委託費がなくなれば毎月の管理費を大幅に抑えられ、浮いた分を修繕積立金に回して将来の大規模修繕に備えることもできます。

近年は、人手不足や人件費の上昇を背景に管理委託費の値上げが相次いでおり、小規模なマンションでは管理会社から受託を断られたり、大幅な値上げを求められたりするケースも出てきています。自主管理による費用抑制の効果は、以前にも増して大きくなっているといえるでしょう。

また、管理の方針や業者の選定を住民自身が決められるため、マンションの実情に合った運営がしやすくなります。管理会社を通さずに修繕業者と直接やり取りすれば、中間コストを省ける場合もあります。住民が管理に関わることで管理意識が高まり、共用部分の使い方やマナーに対する意識が共有されやすい点もメリットです。

デメリット

自主管理は、住民の負担が非常に大きい方式です。理事や会計担当は、仕事や家庭と両立しながら管理業務をこなさなければならず、役員の任期が終わるたびに引き継ぎの手間も生じます。居住者の高齢化が進む中で役員のなり手が見つからず、特定の人に負担が集中するケースも珍しくありません。

専門知識の不足も深刻な問題です。長期修繕計画や修繕積立金の妥当性、法定点検の要否、業者の見積もりの適正さといった判断には専門的な知見が必要で、知識がないまま進めると修繕の時期を逃したり、割高な工事を発注したりするおそれがあります。会計面でも、管理会社という第三者の目が入らないため、帳簿の不備や横領といった不正が見過ごされるリスクがあります。

近年は、管理の状態が外部から評価される仕組みも広がっています。2022年に始まったマンション管理計画認定制度では、長期修繕計画や修繕積立金の水準、管理組合の運営状況などが一定の基準を満たしているかを自治体が認定し、認定を受けたマンションは住宅ローンの金利優遇などの対象になります。

管理会社の団体による管理適正評価制度も含め、管理状態が可視化されるようになったことで、管理が行き届いていないマンションは資産価値の面で差がつきやすくなりました。自主管理でも認定は取得できますが、基準を満たす書類や計画を自分たちで整える必要があります。

さらに、マンション管理に関わる制度は変化を続けています。区分所有法の改正により、所在不明の区分所有者を決議から除外できる仕組みや建替えなどの決議要件の見直しが進められるなど、管理組合が学ぶべきことや対応すべき事項は増えています。

管理会社に委託していればこうした情報は管理会社から提供されますが、自主管理では法改正や制度変更を自分たちでキャッチアップし、導入などを検討しなければなりません。住民への負担が積み重なると管理の質が徐々に低下し、資産価値の低下につながるおそれがあります。

自主管理で起こりやすいトラブル事例

自主管理のマンションでは、管理会社に委託していれば管理会社が対応する業務も住民が担うため、対応の遅れや判断の誤りがトラブルにつながりやすくなります。ここでは、代表的なトラブル事例を3つ紹介します。

1．管理費・修繕積立金の滞納

自主管理では、管理費や修繕積立金の徴収と督促を住民が行いますが、同じマンションに住む隣人に対して滞納を指摘するのは心理的なハードルが高く、督促が後回しになりがちです。

令和5年度マンション総合調査によれば、管理費や修繕積立金を3ヶ月以上滞納している住戸があるマンションは30.1%と、前回調査から増加しています。滞納が長期化すると、管理組合の資金繰りに影響するだけでなく、法的措置を取る段階になって手続きの知識がないために対応が遅れることもあります。

滞納が放置されているマンションは、他の住民の支払い意欲も下がり、悪循環に陥りやすくなります。滞納の積み重なりで修繕の原資が不足すれば建物の維持管理が滞り、さらに中古で売り出す際には管理組合の滞納状況が重要事項として買主に説明されるため、滞納の多いマンションは敬遠されやすく、資産価値の低下にもつながるおそれがあります。

2．修繕積立金不足・大規模修繕の遅れ

自主管理では、修繕積立金の額が適正かどうかを判断する専門的な知識が不足しがちで、長期修繕計画の見直しや大規模修繕の準備を計画的に進める担い手も限られます。

また、住民同士で話し合って決めることから、目先の費用負担を抑えることが優先されやすく、修繕積立金の値上げが見送られたまま低い水準で据え置かれてしまうケースも少なくありません。長期修繕計画の見直しがされていない、あるいはそもそも計画が作られていないマンションでは、大規模修繕の時期が来ても資金が足りず、工事を先送りせざるを得なくなります。

令和5年度マンション総合調査によれば、長期修繕計画上の積立額に対して実際の積立額が不足しているマンションが36.6%に上り、不足の割合が20%を超えるマンションが11.7%となっています。管理会社に委託していれば長期修繕計画の見直しや積立金の改定を提案してもらえますが、自主管理ではその役割を担う人がいなければ、不足に気づかない可能性もあります。

外壁や屋上防水の修繕が遅れれば、雨漏りや躯体の劣化につながり、結果的に修繕費用が膨らんでしまうおそれもあります。工事を行うタイミングで一時金の徴収や借り入れが必要になり、住民間の対立や不満を招くこともあります。

3．騒音・雨漏りなどの対応遅延

騒音やペットの飼育、ゴミ出しのマナーといった住民間のトラブルは、管理会社が委託を受けていれば窓口として間に入りますが、自主管理では理事が直接対応することになります。

令和5年度マンション総合調査によると、過去1年間に発生したトラブルとして最も多いのは居住者間のマナーをめぐるもので60.5%、その中でも生活音が43.6%を占めています。自主管理は住人同士の関係が近い分、理事が間に入っても対応が難しく、放置されて問題がこじれやすい傾向にあります。

建物の不具合に関するトラブルも31.7%のマンションで発生しており、内容は水漏れが20.1%、雨漏りが10.7%と続きます。自主管理では対応の窓口や手順が決まっていないなどの理由で初動が遅れがちで、誰が業者を手配するのか、費用は管理組合と区分所有者のどちらが負担するのかといった判断が理事に委ねられます。対応に時間がかかり、その間に被害が広がるおそれもあります。

自主管理マンションの割合・統計

自主管理のマンションは、全体から見ると少数派です。令和5年度マンション総合調査によると、基幹事務を含めた管理事務のすべてを管理会社に委託しているマンションが72.9%を占めるのに対し、管理組合がすべての管理事務を自ら行っている自主管理のマンションは5.2%にとどまります。

完成年次別に見ると、自主管理の割合は築年数が古いマンションほど高く、昭和49年以前に完成したマンションでは31.9%、昭和50〜54年では22.0%、昭和55〜59年では14.3%に上ります。一方、平成元年以降に完成したマンションではおおむね2%前後にとどまり、自主管理は主に築40年前後を超える古いマンションに残る管理方式になっています。総戸数規模別では20戸以下の小規模マンションで10.6%と、全体平均の2倍にあたります。

自主管理を続けるうえで課題になるのが、居住者の高齢化と役員のなり手不足です。同調査では、世帯主が70歳以上の割合が25.9%と前回調査から増加し、昭和59（1984）年以前に完成したマンションでは55.9%に達しています。

自主管理の割合が高い築古マンションほど、高齢化も進んでいるということです。管理組合運営における将来への不安としても「区分所有者の高齢化」が57.6%と最も多く挙げられました。

外部の専門家を役員に迎えることを検討している管理組合にその理由を尋ねた項目では、「区分所有者の高齢化」が42.7%、「役員のなり手不足」が42.3%と、この2つが突出しています。自主管理は住民の労力に支えられている方式であるだけに、高齢化や担い手不足の影響を最も受けやすい管理方式といえます。

実際に、管理会社の業界団体の調査でも、既存マンションの新規受託のうち一定割合を自主管理からの切り替えが占めており、自主管理から管理委託へ移行する流れも見られています。

自主管理から管理委託へ切り替える手順・費用相場

役員の負担が限界に近づいたり、大規模修繕を控えて専門的な支援が必要になったりした場合、自主管理から管理委託へ切り替える選択肢があります。切り替えの流れと費用の目安を整理します。

切り替えの流れ

管理委託への切り替えは、まず理事会で検討を始め、委託する業務の範囲を決めることから始まります。すべてを委託する全部委託にするのか、会計や清掃など一部の業務だけを委託する一部委託にするのかによって、費用も管理会社の選び方も変わります。

委託範囲が固まったら、複数の管理会社に相談し、現地調査を経て見積もりを取ります。管理会社によって得意とするマンションの規模や提供するサービスの内容が異なるため、費用だけでなく、担当者の対応や緊急時の体制、自主管理からの引き継ぎ実績なども比較して候補を絞り込みます。近年は人手不足を背景に小規模マンションの受託に消極的な管理会社もあるため、早めに複数社へ声をかけておくことが大切です。

候補が決まったら、総会で管理委託契約の締結を決議します。管理会社との委託契約は普通決議で決めることができますが、管理委託費を管理費に上乗せするために管理費の額を変更する必要がある場合は、管理規約の定めに応じた手続きが別途必要になります。

総会で承認されたら、管理会社から重要事項の説明を受けたうえで契約を締結し、会計帳簿や図面、鍵、各種契約書などを引き継いで委託が始まります。準備から引き継ぎ完了までは総会の開催時期にもよりますが、半年から1年程度を見込んでおくとよいでしょう。

費用の目安

管理委託にかかる費用は、マンションの戸数や設備の内容、委託する業務の範囲などによって大きく変わってきす。

先のとおり、管理費の平均は駐車場使用料などの充当分を除いて1戸あたり月額11,503円で、その多くを管理会社への委託費が占めています。総戸数が少ないマンションほど1戸あたりの負担は重くなる傾向にあり、エレベーターの保守や消防設備の点検など、戸数にかかわらず一定額がかかる費用を少ない戸数で分担することになるためです。

切り替えにあたっては、これまでかかっていなかった管理委託費の分だけ管理費の値上げが必要になるのが一般的です。ただし、自主管理で住民が担っていた労力が解消され、長期修繕計画や会計も専門的な視点で見直され、管理状態の改善は資産価値の維持にもつながります。こうした効果を考えれば、費用に見合う効果も期待できます。管理委託費の総額だけでなく、修繕積立金の見直しも含めた収支全体で判断するとよいでしょう。

「第三者管理」という選択肢

役員のなり手不足が深刻な場合には、管理会社やマンション管理士などの外部の専門家が管理者となって管理組合の運営を担う第三者管理方式も選択肢のひとつとなります。

理事会の負担を大幅に減らせる一方、管理組合による監督が働きにくくなる面もあるため、国土交通省のガイドラインなどを参考に、利益相反の防止や区分所有者への情報開示の仕組みを確認したうえで検討してみましょう。

まとめ

自主管理のマンションが一律に避けるべき物件というわけではありません。購入を検討する際は、長期修繕計画や修繕積立金の状況、総会や理事会の議事録を確認し、管理が実際に機能しているかを見極めることが大切です。

すでに自主管理のマンションにお住まいで負担を感じているなら、管理委託への切り替えや第三者管理方式も現実的な選択肢になります。

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